5000 字 25 图详解，如何通过ChatGPT4o提高办公效率？

2024-07-10码农

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大家好，我是哪吒。

文章目录：

1、编写工作汇报

2、编写策划文案

3、编写会议纪要

4、根据纪要展开描述

5、编写电子邮件

6、制作精美PPT（ChatGPT4o还不能生成PPT，这点很遗憾）

7、生成表格

8、提供Excel函数

9、创建Excel宏

10、创建Word宏

11、创建思维导图

12、解决办公软件常见问题

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ChatGPT 能够在多个方面协助用户提升办公效率，实现智能化和个性化的办公体验。

（1）协助用户撰写工作报告、总结、策划方案、会议纪要以及电子邮件等文档，并提出修改建议，使内容更清晰、简洁且专业。

（2）为用户在使用办公软件时遇到的问题提供操作指南和技巧，帮助他们更有效地使用各种办公软件。

（3）了解用户对数据的需求，协助生成图表、报告和数据分析结果，帮助用户快速掌握数据背后的信息和趋势。

（4）依据用户的需求生成各种文档、报告和演示文稿模板，帮助用户迅速启动新项目。

（5）作为个性化助手，根据用户的习惯和需求提供定制化办公软件的使用建议和优化方案。在 ChatGPT 的协助下，办公效率将大幅提升。

一、编写工作汇报

工作汇报或总结是一种常见的交流和反馈方式，它能够展示个人的工作业绩和价值，提炼经验教训，并规划未来目标。

然而，撰写工作汇报是一项耗时耗力的任务，许多人会感到无从下手。

要写好工作汇报，需要掌握一定的方法和技巧，首先要明确汇报的目的和受众，然后梳理工作内容和成果，最后构建汇报的框架和结构。

如果借助 ChatGPT 撰写工作汇报，需尽可能提供更多有关汇报的信息，如汇报主题、受众、内容、成果以及框架，这样生成的汇报不仅效率更高，质量也更好。

Prompt：我是一名Java开发工程师，请写一份工作总结，工作内容是一个SpringBoot+Vue实现的图书管理系统，按下面的结构来撰写：1. 工作背景；2. 工作内容；3. 工作建议；4. 总结感言。

从生成的工作总结来看，质量较高，重点突出，结构符合要求，内容充实，表达清晰且层次分明。

二、编写策划文案

为了确保工作或项目的顺利进行，通常需要根据具体情况提前制定策划方案。策划方案是针对某一行动而制定的具体实施细则、步骤和安排等。对于企业而言，策划一场富有创意且吸引人的营销活动，不仅可以有效提升品牌知名度，还能更好地服务客户，增加客户的黏性，并带来线索转换等。

Prompt：ChatGPT4o时代已经来临，请策划三个与ChatGPT4o如何提高办公工作效率的策划文案，要求如下：1. 从事Java开发工作。2. 发布平台为公众号和CSDN。3. 活动整体成本不超过1万元

Prompt：选择第二个方案，请给出一份详细的活动落地方案。

三、编写会议纪要

在各个职业领域，整理会议记录被视为一项重要的职业技能。尽管会议记录整理可能繁琐，但ChatGPT能轻松应对这一任务。只需将会议内容输入ChatGPT，并指定会议纪要的格式，即可生成符合要求的会议纪要。

除了直接使用ChatGPT生成会议纪要外，还可以使用微软推出的集成ChatGPT技术的高级Teams产品，自动生成会议记录，推送任务建议并创建会议模板，从而提升办公效率。

Prompt：根据提供的会议内容，整理成一份符合规范格式的会议纪要。

以下是整理后的会议内容：2024年7月5日下午3点，公司主要领导通过飞书召开了一次安全生产会议，参会人员包括项目经理、项目总工。会议重点讨论了7月2日发生的安全事故及其严重后果，强调了必须加强安全防范措施。部长级以上员工及现场运维人员必须参加此次会议，以加强项目的有效管理。副总在会议上做了重要报告，要求做好以下六个方面的工作：

进行全面的安全自查。
及时整改发现的安全隐患。
完善项目部的安全检查机制。
严禁泄露项目相关资料，防止通过微信、网盘、CSDN博客等平台泄密。
现场运维人员应以身作则，切实履行安全职责。
部门领导要重点召开安全生产会议，确保教育和落实到每个人。

会议由总经理主持，董事长发表了重要讲话并布置了相关工作，强调「把安全生产作为企业的生命线来抓」、「企业的发展要立足于长远」，并指出「要让每个员工在公司找到归属感，公司将提供有利平台，帮助大家共同发展」。

四、根据纪要展开描述

Prompt：写一篇围绕「会议纪要」内容的文章，1000字左右。

五、编写电子邮件

电子邮件是最常用的沟通方式之一。过去这些邮件都是人工撰写，而现在可以使用ChatGPT自动生成各类电子邮件内容。只需向ChatGPT提供具体需求，就能轻松完成各种类型的电子邮件撰写，包括个人信件、公务邮件、商务邮件以及营销邮件。

Prompt：我叫哪吒，在腾讯工作，请写一封邮件，提醒领导张三尽快完成出差备用金审批，要求按照商务中文标准，300字左右。

六、制作精美PPT（ChatGPT4o还不能生成PPT，这点很遗憾）

ChatGPT生成文案、Mindshow生成PPT

Prompt：请设想您是一位熟练掌握各种演讲技能的演讲大师。当前需要为大学生们讲解ChatGPT4o的使用方法与技巧。请撰写一篇介绍ChatGPT4o的使用方法与技巧的文章，篇幅不超过800字，并以Markdown格式输出。

复制全部内容，打开Mindshow。

七、生成表格

ChatGPT 可以根据用户的需求生成各种类型的表格。用户只需提供数据和具体要求，ChatGPT 就能够从零开始创建表格，同时也能根据需要对表格内容进行修改。

Prompt：请帮我制定一个为期15天的Java多线程学习计划，并以表格的形式输出

Prompt：请增加一列，记录每天的学习进度

八、提供Excel函数

在日常工作中，经常需要用Excel来处理数据。为了提高数据处理的效率，我们会使用各种Excel函数。当需要实现某个功能但不清楚该用哪个Excel函数时，可以求助ChatGPT。将需求告诉ChatGPT后，它会提供相应的Excel函数解决方案。

Prompt：识别图中文字，将其制作成表格，用什么公司可以计算大众的总销量

计算大众（Volkswagen）品牌车型的总销量，我们需要找到所有大众品牌的车型并求和。在该表中，大众品牌的车型是朗逸和速腾。

用Excel公式可以计算大众的总销量：

九、创建Excel宏

处理更复杂的数据问题时，需要使用Excel宏功能。宏是一段可以重复执行的代码，使用VBA语言编写。通过ChatGPT，可以轻松编写宏代码。下面仍以表3.1中的内容为例，展示如何通过ChatGPT创建Excel宏代码，完成数据处理任务。

Prompt：请编写一段VBA代码，将不同品牌的汽车销量放到不同的sheet中。

以下是一个VBA代码示例，用于将不同品牌的汽车销量数据分割到不同的工作表（sheet）中。假设你的数据在"数据"工作表中，第一列是品牌名称，第二列是销量。

Sub SplitDataByBrand() Dim ws As Worksheet Dim newWs As Worksheet Dim lastRow As Long Dim brandRange As Range Dim cell As Range Dim brandName As String Dim wsExists As Boolean ' 定义数据所在的工作表 Set ws = ThisWorkbook.Sheets("数据") ' 获取最后一行 lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' 获取品牌列的范围 Set brandRange = ws.Range("A2:A" & lastRow) ' 遍历每个品牌 For Each cell In brandRange brandName = cell.Value wsExists = False ' 检查是否已经存在该品牌的工作表 For Each newWs In ThisWorkbook.Sheets If newWs.Name = brandName Then wsExists = True Exit For End If Next newWs ' 如果不存在，则创建新的工作表 If Not wsExists Then Set newWs = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count)) newWs.Name = brandName ' 创建表头 newWs.Range("A1").Value = "品牌" newWs.Range("B1").Value = "销量" Else Set newWs = ThisWorkbook.Sheets(brandName) End If ' 复制数据到相应的工作表 lastRow = newWs.Cells(newWs.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1 newWs.Cells(lastRow, 1).Value = cell.Value newWs.Cells(lastRow, 2).Value = cell.Offset(0, 1).Value Next cell MsgBox "数据已成功分割到不同品牌的工作表中！" End Sub

十、创建Word宏

在Word中也可以使用宏功能完成一些复杂任务。同样，ChatGPT也可以编写Word中的宏代码。

在Word中编写一段VBA代码，计算每段的字数，并显示在段首。

十一、创建思维导图

思维导图以其直观和便捷性，非常适用于学习和工作。通过使用思维导图的标记语言，可以借助ChatGPT生成思维导图的格式文本，然后利用相关工具进行转换，从而快速获得美观的思维导图。

利用ChatGPT生成思维导图，有至少四种方法：

方法一：使用ChatGPT生成Markdown语法的思维导图文本，然后在Markmap网站进行转换。

方法二：直接使用ChatMind生成思维导图。

方法三：利用ChatGPT生成Mindmap标记语言的思维导图文本，然后在mermaid.live网站进行转换。

方法四：通过ChatGPT生成PlantUML格式的思维导图文本，然后在diagrams网站进行转换。

以下详细介绍方法一，其他方法与此类似，这里不再赘述。

步骤1：使用ChatGPT生成Markdown语法的思维导图文本。

Prompt：请用Markdown语法生成一个学习Java的思维导图，包括Java基础、JavaWeb、MySQL、Spring、SpringMVC、MyBatis、SpringBoot

下面就是ChatGPT4o生成的Markdown版本的思维导图。

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