编按：
提起Word长文档排版，许多人都很恐惧。几十甚至上百页的文档内容，经常让人手忙脚乱，甚至被视为Word排版的一大难关。今天给大家分享Word长文档中的一些排版技巧，希望能帮助到各位。
我有一个叫Sunny的邻桌女同事。
她向来把机械键盘打得啪啪作响，动作果断利落，工作效率也奇高。
但是，就在昨天突然安静了一个下午，我略感不适。用余光瞄了她一下，发现她正在愁眉哭脸的编辑一份Word文档。
她说道：「好家伙！老板突然丢给我一份48页的Word文档，让我排个版发给他，然后转发给客户打印。弄了大半天，马上都快下班了，还没弄好」。
我咧嘴一笑说：「略表同情，祝你尽早完工。」
她狠狠瞪了我一眼，让我硬生生地把嘴边的「加油」二字咽了回去。
长文档排版，真的就那么难吗？
为什么要排版
文字是传递信息的一种重要途径，一篇文章无论撰写得多么华丽精彩，如果版面缺乏条理、层次和结构等，就没有呼吸感。
密密麻麻的文字，会让阅读者感到不适，又怎能指望读者从中快速了解你要表达的思想呢？
我们交付的东西更是我们内在的外显，别人从文档中感受到的印象比名片上的职位更直观、更有说服力。
所以，排版是为了交付更好的自己。
排版思路
我们排版，仅仅是为了排版吗？
当然不是！排版和校对是密不可分的好兄弟，当老板喊你排版的时候，他是不是也默认你会校对并修改内容呢？
因此，这里要介绍的一种思路：一个人就是一支队伍。
顾名思义，你是一个人，但你又不是一个人。你不只是排版者，还是读者、编辑和校对者。
所以，当我们排版一篇长文档时，脑子里要先有一个基本思路。
思考
当排版长文档的时候，我们必须面对的问题。
长文档的特点：
①它长、很长、非常长
②内容多、很多、超级多
③层级多、很多、超级多
④结构乱、很乱、超级乱
⑤烦、很烦、超级烦
与之对应，我们要解决的问题：
①如何建模
②如何快速定位
③如何快速排版
④如何查看有无错别字
⑤关注「word精品教程」微信公众号，学会就不再烦啦！
一、 建模
在文档排版之前，可以先进行基础的设定，即「设为默认值」的建模大法，可让后续排版事半功倍。
1.「页面设置」设为「默认」
双击页面上方或左侧的标尺，打开【页面设置】对话框，根据实际情况对页边距、纸张、页面版式等进行设置，然后点击【设为默认值】按钮。
2.字体、字号设为默认
按【Ctrl+D】键，打开【字体】对话框，对字体、字号进行设置后，点击【设为默认值】按钮。
这样，我们每次新建的Word文档都会保持设定的参数啦！不用再逐一手动设置了！
省下来的两分钟，刚好够Sunny小姐姐涂个唇釉！
二、 排版
Sunny小姐姐来回甩了几次紧握鼠标的右手，美甲上金色的小星星们blingbling的。
天上的星星都有天文坐标系来定位，区区Word文档会没有吗？
来！先走一波键盘快速定位。
1.快捷键快速定位法
Home ： 光标移动到所在的行首
End ： 光标移动到所在的行尾
Ctrl+Home ： 光标移到文档的开头
Ctrl+End ： 光标移到文档的结尾
Page up ：光标向上移动一屏
Page down ： 光标向下移动一屏
Ctrl+G
：
一秒召唤「定位」，目标随你定
Ctrl+F
：
一秒召唤「导航」，定位想要的关键词
左手键盘、右手鼠标，两手配合，一键直达！
2.批量设置标题样式
选中某一个章节标题，点击【开始】-【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，即可将全文所有章节标题选中。
选择【开始】-【样式】组中的「标题1」，即为所有章节应用标题1样式。
小tips： 文档中的二级标题、三级标题等内容可使用上述相同方法分别设置对应的样式2、样式3......。
3. 快速将标题分到每一页
选中所有一级标题，点击鼠标右键，选择【段落】，在打开的对话框中选择【换行与分页】，勾选【段前分页】复选框，单击【确定】按钮即可快速将所有章节分页。
4. 从第2页开始插入页码
选择【插入】-【页码】-【页面底端】-【普通数字2】。
然后选中第2页的页码，单击鼠标右键，选择设置页码格式，在打开的对话框中设置「起始页码」为0，此时第2页页码就变为1了。
最后在【设计】栏中勾选「设置首页不同」复选框，这样首页的页码就消失了。
三、 检查
Sunny长叹一口气，喃喃自语：终于看见了曙光。最后再检查一遍，完工。
点击【审阅】-【拼写和语法】，打开【编辑器】，在编辑器中会对有拼写、语法错误、错字和漏字等内容进行提示，以便咱们确认。
若确认无误，点击【忽略】按钮即可。
如果是某字、某词组、某句内容等需要批量修改，则可以使用「查找和替换」功能，一次性对全文进行替换修改。
小tips： 文档中如果有错别字或是语法错误时，文字下方会出现波浪线进行提示。
四、 定稿
当Sunny起身时，我扭头望了望这个因为完成工作而长舒一口气的姑娘。
不经意间看到她微信对话框中发给老板的Word文档，我倒吸了一口凉气。心里暗暗地想，不知道客户有无使用我们公司常用的字体。如果没有的话，打开文档之后，估计乱糟糟的，排版了也白排了吧！
我犹豫了几秒，开口跟Sunny说，可以将文档中使用的字体嵌入文件中，这样能最大限度减少因为缺失字体而产生的错乱情况。
点击【文件】-【选项】-【保存】-【共享该文档时保留保真度】，勾选「将字体嵌入文件」复选框。
或者再给老板发个PDF版本，保证绝不会出错。
点击【开始】-【导出】-【创建PDF/XPS文档】，然后选择保存的路径即可。
好了，今天的分享就到这，你学会了吗？快动手试一试吧！
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