5000 字 25 圖詳解，如何透過ChatGPT4o提高辦公效率？

2024-07-10碼農

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大家好，我是哪咤。

文章目錄：

1、編寫工作匯報

2、編寫策劃文案

3、編寫會議紀要

4、根據紀要展開描述

5、編寫電子信件

6、制作精美PPT（ChatGPT4o還不能生成PPT，這點很遺憾）

7、生成表格

8、提供Excel函式

9、建立Excel宏

10、建立Word宏

11、建立思維導圖

12、解決辦公軟體常見問題

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ChatGPT 能夠在多個方面協助使用者提升辦公效率，實作智慧化和個人化的辦公體驗。

（1）協助使用者撰寫工作報告、總結、策劃方案、會議紀要以及電子信件等文件，並提出修改建議，使內容更清晰、簡潔且專業。

（2）為使用者在使用辦公軟體時遇到的問題提供操作指南和技巧，幫助他們更有效地使用各種辦公軟體。

（3）了解使用者對數據的需求，協助生成圖表、報告和數據分析結果，幫助使用者快速掌握數據背後的資訊和趨勢。

（4）依據使用者的需求生成各種文件、報告和演示文稿樣版，幫助使用者迅速啟動新計畫。

（5）作為個人化助手，根據使用者的習慣和需求提供客製化辦公軟體的使用建議和最佳化方案。在 ChatGPT 的協助下，辦公效率將大幅提升。

一、編寫工作匯報

工作匯報或總結是一種常見的交流和反饋方式，它能夠展示個人的工作業績和價值，提煉經驗教訓，並規劃未來目標。

然而，撰寫工作匯報是一項耗時耗力的任務，許多人會感到無從下手。

要寫好工作匯報，需要掌握一定的方法和技巧，首先要明確匯報的目的和受眾，然後梳理工作內容和成果，最後構建匯報的框架和結構。

如果借助 ChatGPT 撰寫工作匯報，需盡可能提供更多有關匯報的資訊，如匯報主題、受眾、內容、成果以及框架，這樣生成的匯報不僅效率更高，品質也更好。

Prompt：我是一名Java開發工程師，請寫一份工作總結，工作內容是一個SpringBoot+Vue實作的圖書管理系統，按下面的結構來撰寫：1. 工作背景；2. 工作內容；3. 工作建議；4. 總結感言。

從生成的工作總結來看，品質較高，重點突出，結構符合要求，內容充實，表達清晰且層次分明。

二、編寫策劃文案

為了確保工作或計畫的順利進行，通常需要根據具體情況提前制定策劃方案。策劃方案是針對某一行動而制定的具體實施細則、步驟和安排等。對於企業而言，策劃一場富有創意且吸引人的行銷活動，不僅可以有效提升品牌知名度，還能更好地服務客戶，增加客戶的黏性，並帶來線索轉換等。

Prompt：ChatGPT4o時代已經來臨，請策劃三個與ChatGPT4o如何提高辦公工作效率的策劃文案，要求如下：1. 從事Java開發工作。2. 釋出平台為公眾號和CSDN。3. 活動整體成本不超過1萬元

Prompt：選擇第二個方案，請給出一份詳細的活動落地方案。

三、編寫會議紀要

在各個職業領域，整理會議記錄被視為一項重要的職業技能。盡管會議記錄整理可能繁瑣，但ChatGPT能輕松應對這一任務。只需將會議內容輸入ChatGPT，並指定會議紀要的格式，即可生成符合要求的會議紀要。

除了直接使用ChatGPT生成會議紀要外，還可以使用微軟推出的整合ChatGPT技術的高級Teams產品，自動生成會議記錄，推播任務建議並建立會議樣版，從而提升辦公效率。

Prompt：根據提供的會議內容，整理成一份符合規範格式的會議紀要。

以下是整理後的會議內容：2024年7月5日下午3點，公司主要領導透過飛書召開了一次安全生產會議，參會人員包括計畫經理、計畫總工。會議重點討論了7月2日發生的安全事故及其嚴重後果，強調了必須加強安全防範措施。部長級以上員工及現場運維人員必須參加此次會議，以加強計畫的有效管理。副總在會議上做了重要報告，要求做好以下六個方面的工作：

進行全面的安全自查。
及時整改發現的安全隱患。
完善計畫部的安全檢查機制。
嚴禁泄露計畫相關資料，防止透過微信、網盤、CSDN部落格等平台泄密。
現場運維人員應以身作則，切實履行安全職責。
部門領導要重點召開安全生產會議，確保教育和落實到每個人。

會議由總經理主持，董事長發表了重要講話並布置了相關工作，強調「把安全生產作為企業的生命線來抓」、「企業的發展要立足於長遠」，並指出「要讓每個員工在公司找到歸屬感，公司將提供有利平台，幫助大家共同發展」。

四、根據紀要展開描述

Prompt：寫一篇圍繞「會議紀要」內容的文章，1000字左右。

五、編寫電子信件

電子信件是最常用的溝通方式之一。過去這些信件都是人工撰寫，而現在可以使用ChatGPT自動生成各類電子信件內容。只需向ChatGPT提供具體需求，就能輕松完成各種型別的電子信件撰寫，包括個人信件、公務信件、商務信件以及行銷信件。

Prompt：我叫哪咤，在騰訊工作，請寫一封信件，提醒領導張三盡快完成出差備用金審批，要求按照商務中文標準，300字左右。

六、制作精美PPT（ChatGPT4o還不能生成PPT，這點很遺憾）

ChatGPT生成文案、Mindshow生成PPT

Prompt：請設想您是一位熟練掌握各種演講技能的演講大師。當前需要為大學生們講解ChatGPT4o的使用方法與技巧。請撰寫一篇介紹ChatGPT4o的使用方法與技巧的文章，篇幅不超過800字，並以Markdown格式輸出。

復制全部內容，開啟Mindshow。

七、生成表格

ChatGPT 可以根據使用者的需求生成各種型別的表格。使用者只需提供數據和具體要求，ChatGPT 就能夠從零開始建立表格，同時也能根據需要對表格內容進行修改。

Prompt：請幫我制定一個為期15天的Java多執行緒學習計劃，並以表格的形式輸出

Prompt：請增加一列，記錄每天的學習進度

八、提供Excel函式

在日常工作中，經常需要用Excel來處理數據。為了提高數據處理的效率，我們會使用各種Excel函式。當需要實作某個功能但不清楚該用哪個Excel函式時，可以求助ChatGPT。將需求告訴ChatGPT後，它會提供相應的Excel函式解決方案。

Prompt：辨識圖中文字，將其制作成表格，用什麽公司可以計算大眾的總銷量

計算大眾（Volkswagen）品牌車型的總銷量，我們需要找到所有大眾品牌的車型並求和。在該表中，大眾品牌的車型是朗逸和速騰。

用Excel公式可以計算大眾的總銷量：

九、建立Excel宏

處理更復雜的數據問題時，需要使用Excel宏功能。宏是一段可以重復執行的程式碼，使用VBA語言編寫。透過ChatGPT，可以輕松編寫宏程式碼。下面仍以表3.1中的內容為例，展示如何透過ChatGPT建立Excel宏程式碼，完成數據處理任務。

Prompt：請編寫一段VBA程式碼，將不同品牌的汽車銷量放到不同的sheet中。

以下是一個VBA程式碼範例，用於將不同品牌的汽車銷量數據分割到不同的工作表（sheet）中。假設你的數據在"數據"工作表中，第一列是品牌名稱，第二列是銷量。

Sub SplitDataByBrand() Dim ws As Worksheet Dim newWs As Worksheet Dim lastRow As Long Dim brandRange As Range Dim cell As Range Dim brandName As String Dim wsExists As Boolean ' 定義數據所在的工作表 Set ws = ThisWorkbook.Sheets("數據") ' 獲取最後一行 lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' 獲取品牌列的範圍 Set brandRange = ws.Range("A2:A" & lastRow) ' 遍歷每個品牌 For Each cell In brandRange brandName = cell.Value wsExists = False ' 檢查是否已經存在該品牌的工作表 For Each newWs In ThisWorkbook.Sheets If newWs.Name = brandName Then wsExists = True Exit For End If Next newWs ' 如果不存在，則建立新的工作表 If Not wsExists Then Set newWs = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count)) newWs.Name = brandName ' 建立表頭 newWs.Range("A1").Value = "品牌" newWs.Range("B1").Value = "銷量" Else Set newWs = ThisWorkbook.Sheets(brandName) End If ' 復制數據到相應的工作表 lastRow = newWs.Cells(newWs.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1 newWs.Cells(lastRow, 1).Value = cell.Value newWs.Cells(lastRow, 2).Value = cell.Offset(0, 1).Value Next cell MsgBox "數據已成功分割到不同品牌的工作表中！" End Sub

十、建立Word宏

在Word中也可以使用宏功能完成一些復雜任務。同樣，ChatGPT也可以編寫Word中的宏程式碼。

在Word中編寫一段VBA程式碼，計算每段的字數，並顯示在段首。

十一、建立思維導圖

思維導圖以其直觀和便捷性，非常適用於學習和工作。透過使用思維導圖的標示語言，可以借助ChatGPT生成思維導圖的格式文本，然後利用相關工具進行轉換，從而快速獲得美觀的思維導圖。

利用ChatGPT生成思維導圖，有至少四種方法：

方法一：使用ChatGPT生成Markdown語法的思維導圖文本，然後在Markmap網站進行轉換。

方法二：直接使用ChatMind生成思維導圖。

方法三：利用ChatGPT生成Mindmap標示語言的思維導圖文本，然後在mermaid.live網站進行轉換。

方法四：透過ChatGPT生成PlantUML格式的思維導圖文本，然後在diagrams網站進行轉換。

以下詳細介紹方法一，其他方法與此類似，這裏不再贅述。

步驟1：使用ChatGPT生成Markdown語法的思維導圖文本。

Prompt：請用Markdown語法生成一個學習Java的思維導圖，包括Java基礎、JavaWeb、MySQL、Spring、SpringMVC、MyBatis、SpringBoot

下面就是ChatGPT4o生成的Markdown版本的思維導圖。

# Java 學習思維導圖 ## Java基礎 - 數據型別 - 基本數據型別 - 參照數據型別 - 控制結構 - 條件語句 - 迴圈語句 - 物件導向 - 類與物件 - 繼承 - 多型 - 封裝 - 常用類 - 字串 - 集合 - 例外處理 ## JavaWeb - Servlet - 生命周期 - 配置與部署 - JSP - 基本語法 - 運算式語言 - JSTL - MVC模式 - 模型 - 檢視 - 控制器 ## MySQL - 資料庫基礎 - 表的建立與管理 - 數據型別 - SQL語法 - 查詢 - 插入 - 更新 - 刪除 - 索引與檢視 - 索引 - 檢視 - 高級特性 - 事務 - 儲存過程 - 觸發器 ## Spring - 核心概念 - IOC - AOP - 常用模組 - Spring Core - Spring Context - Spring ORM - 配置 - XML配置 - 註解配置 - Java配置 ## SpringMVC - 基本概念 - 請求與響應 - 處理器對映 - 控制器 - @Controller - @RequestMapping - 數據繫結 - 表單數據 - JSON數據 - 檢視解析 - JSP檢視 - Thymeleaf檢視 ## MyBatis - 基本概念 - SQL對映 - 配置檔 - 動態SQL - if - choose - where - trim - 對映配置 - 一對一 - 一對多 - 緩存機制 - 一級緩存 - 二級緩存 ## SpringBoot - 計畫構建 - 初始化計畫 - 配置檔 - 自動配置 - 基本原理 - 自訂配置 - 常用功能 - 日誌 - 資料庫存取 - Web開發 - 部署 - 打包 - 部署