檔案整理或數位化計畫都會用到印表機進行封面或目錄打印，印表機日常正確的使用和保養能延長印表機的壽命，節約計畫成本。
1、印表機型別
針式印表機
針式印表機是靠打印頭中的針擊打印在碳帶上，從而把碳帶的顏色印在紙張上。 針式印表機在正常工作時有三種運動，即打印頭的橫向運動、打印紙的縱向運動和打印針的擊針運動。這些運動都是由軟體控制驅動系統，透過一些精密機械進行的。
噴墨印表機
噴墨印表機是將彩色液體油墨經噴嘴變成細小微粒噴到印紙上 , 有的噴墨印表機有三個或四個打印噴頭，以便打印黃、品紅青黑四色 ; 有的是共用一個噴頭，分四色噴印。
雷射印表機
2、正確的使用方法
1.理想的溫度：10°C~35 °C，避免暴曬，避免在高溫、高濕、低溫、靠近火源的場所使用。
2.適合的濕度：20%~80%。
3.環境清潔：灰塵會引起電路絕緣不好，影響進紙和打印品質。
4.電源電壓要穩定，波動範圍應不超過10%(約在190～230V之間)。
5.室內應通風良好。
6.印表機要有良好的接地，使用單相三線的電源線；
7.靜電也會造成卡紙，打印品質不好。
8.不允許帶電拔插印表機和主機之間的電纜線，以免造成印表機介面故障。
9.避免帶電手動進紙或退紙，以及打印時手動調節紙的行距，從而造成走紙電機、電機控制驅動電路等方面的故障。
10.處理卡紙問題時，斷掉外電源，避免造成不必要的傷害。
11.正常開關機，先檢查電源線和打印電纜連線，開了印表機電源，再開電腦電源，關機則要先關電腦，後關印表機。
12.不要頻繁開關機：開關機間隔不要小於30秒；
13.定期清潔印表機，清潔時要完全斷電且身體不能帶靜電。
14.不用印表機時，要關掉電源，以免縮短印表機的壽命。
3、印表機的日常保養
a.裝置放置平穩，防止猛烈撞擊，不要在裝置上疊放過重物品及雜物，遠離酸堿腐蝕性物品；
b.不隨便拆卸機器，出現故障應及時通知保養維修人員；
c.機器出現異常噪音，立刻關機，通知維修人員；
d.卡紙時，不要強拉硬拽，按照機內指示，輕輕將卡紙取出，並檢查是否遺留碎紙片；
e.定期通知維修人員進行機器全面清潔保養。
f.印表機是精密機器，機械部件對印表機的正常運轉是非常重要的，原裝正品的配件是保證機器正常執行的法寶。
g.使用原裝耗材，可以減少機器的故障率，延長機器的使用壽命。
4、常見故障及解決辦法
針式印表機
1、印表機通電後不能進行任何操作：
⑴、首先要檢視印表機的電源指示燈亮嗎，電源線是否存在斷路，保險絲是否已損壞？
⑵、印表機是否有復位動作，打印頭左右動作後回到起始位置？
⑶、印表機的自檢打印是否正常？數據線換新試一試？
⑷、安裝好打印紙後，螢幕上如果提示「印表機沒有準備好」或「打印紙沒有安裝好」，那就可能是某種電腦病毒在作怪了，這時您可用防毒軟體進行清除。
2、線上卻不能正常打印：
⑴、檢查印表機與電腦相連的數據電纜是否存在斷路性故障或接觸不良的問題；
⑵、檢查驅動程式是否已損壞或安裝了型號不正確的驅動程式，檢查一下印表機埠的設定是否有問題
⑶、如果經過以上的工作後仍然不行的話，可能電腦主機上的打印口或印表機介面電路已經存在故障，使用交叉替換對比法在另外一台電腦上看看其能不能線上工作。
3、打印時突然出現停止打印、報警或打印錯位、錯亂：
⑴、印表機都設有打印頭溫度檢測和自動保護電路，不能算是故障；
⑵、打印過程中如果打印紙被用完了，蜂鳴器發出報警聲音，重裝打印紙後按線上鍵繼續打印；
⑶、如果堆積在一起的打印紙被卷入印表機的走紙機構的話，印表機此時就會檢測出錯誤而強行使印表機處於停機狀態；
⑷、色帶在打印過程中運轉不暢， 打印頭 導軸的汙垢過多、軸套中有異物等原因也會造成此類故障。
4、打印出來的作業字跡不清晰、甚至無法正常觀看：
⑴、多數情況下是打印色帶的問題；
⑵、檢查一下打印頭間隙調整桿的位置是否正確；
⑶ 、打印頭固定螺絲松動或重新安裝打印頭時位置沒有調好等原因。
5、打印出的紙張有斷線問題：
這個為計畫最常見問題，常為打印頭的針斷了，需要更換同型號的打印頭。
噴墨印表機
1、印表機不能正常打印的情況：
⑴、 印表機墨盡，需更換新的墨盒 ；
⑵、 電腦與印表機相連的通訊電纜損壞或過長；
⑶ 、電腦的或印表機的數據埠電路損壞 ；
⑷、印表機無意中被設為暫停狀態 ；
⑸、印表機的打印輸出埠選擇設定錯誤 ；
⑹、印表機的驅動程式出錯，或安裝不正確。
2、印表機不進紙的原因有 ：
⑴、 打印紙卷曲嚴重或有折疊現象；
⑵、 打印紙潮濕；
⑶ 、 打印紙的裝入位置不正確；
⑷、 有打印紙卡在印表機內未及時取出 ，如果發生夾紙情況，必須先關閉印表機電源，小心取出打印紙。方法是沿出紙方向緩慢拉出夾紙，取出後一定檢查紙張是否完整，防止碎紙殘留機內，造成其他故障；
⑸、 檢查黑色墨盒或彩色墨盒的指示燈是否閃爍或直亮，因為此時提示墨水即將用完或已經用完。
3、一次進多頁紙的原因有：
⑴、 裝入的打印紙位置不正確，低於印表機內部左側導軌上的箭頭標誌；
⑵、 噴墨印表機的邊界是以右邊界為標準，針式印表機是以左邊界為標準，而雷射印表機是以中心為標準。左側導軌緊貼打印紙的左邊緣，會造成打印紙松散傾斜，進紙時就容易扭曲或進多頁紙；
⑶ 、 一般印表機只能使用60-180克的打印紙，如果打印紙太薄，容易出現一次進多頁和夾紙現象；
⑷、 在印表機軟體的打印紙選單（WINDOWS）上或打印對話（MACINTOSH）中檢查打印份數設定，看是否有誤。
4、夾紙現象的原因：
⑴、 打印紙是否平滑，是否存在卷曲或褶皺；
⑵、 送紙器中打印紙的可打印面是否朝下；
⑶ 、 在裝入打印紙之前，最好將紙疊成扇形後展開，防止紙張帶的靜電使多張紙張粘連；
裝入的打印紙厚度是否超出左導軌的箭頭標誌；
⑷、 打印紙張的克數是否過輕，造成使用的打印紙過薄，打印時走紙困難，造成夾紙。
5、打印效果很差，有發虛的情況
⑴、 對於這種情況，一般都是沒有及時校準打印頭造成的，校準打印頭依次點選「開始－印表機－內容－套用工具－打印頭校準」 ，一般操作兩到三次就可以了；
⑵、 及時進行清洗打印頭。當打印的文稿或圖片中出現缺色，缺線，斷線，偏色等現象時，請進行噴頭清洗操作。
雷射印表機
1、雷射印表機維護比較容易，只要使用原裝的硒鼓，註意放置印表機的位置，以防有過多的灰塵和其他失真機器部件的硬體進入機器的內部，造成定影膜，加熱輥的損傷。
2、如果打印出來的東西有不清楚，或者打印不勻時一種是鼓內的粉不勻，把硒鼓從機器內拿出搖晃幾下，在進行打印，如還是不行那就是需要換鼓。
3、打印時如出現有規律的黑點和陰影，可能加熱主件有問題，需要維修，千萬不要自己拆卸，造成不必要的塤失。
4、防卡紙的技巧：
⑴、 出現卡紙現象時，不要急躁，可以采用手工的方式，雙手輕輕拽著被卡住的紙張，順著走紙的方向，緩慢地將卡紙從印表機中取出來。在取出的過程中，應盡量先關閉印表機電源；
⑵、 使用標準適宜的紙張可以有效防止卡紙；
⑶ 、 將打印後的檔反過來再次使用，增加卡紙的故障率，異物隨紙張進入了印表機內部，不僅導致卡紙，還會造成相關部件損傷；
⑷、 紙面會潮濕或不平，有可能會造成不進紙，而且紙面灰塵太多，也會直接影響打印效果，走紙不暢，打印有黑斑等。
5、學習簡單的清潔：
印表機的很多故障都是緣於灰塵，請專業的維修人員進行定期清潔最好。走紙通道中灰塵過多，會直接影響打印效果。在清潔紙道時，首先開啟雷射印表機的翻蓋，取出硒鼓，再用幹凈柔軟的濕布來回輕輕擦拭滾軸和印盒，去掉紙屑和灰塵。應該註意使用整潔的紙張，既是為了保證打印效果，也是為了內部的清潔。
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