不久前，微軟AI at Work副總裁賈瑞德·斯帕塔羅（Jared Spataro）收到了一封信件，但他卻一時無法想起這個人是誰。這對於高管來說是一個常見的體驗：有人主動聯系你，很明顯你們之間有某種關系，但你就是無法回想起你們的淵源。於是，斯帕塔羅本能地開啟了Copilot智慧副駕駛
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，透過聊天界面搜尋了所有的會議記錄、聊天內容、文件和信件來尋找答案。「這是我見過的最棒的回應。」作為Microsoft 365中Copilot智慧副駕駛
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的早期架構師之一，斯帕塔羅如此評價道。Copilot智慧副駕駛
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不僅告訴了他這個人是誰，還告訴了他們是如何相識的，第一次見面是在何時，以及他們曾經聊過些什麽。「直到那一刻我才意識到，這將會以一種極其重要的方式改變商業模式。」
斯帕塔羅使用Copilot智慧副駕駛 ® 已經有一年了，與此同時，數十萬微軟員工和早期客戶也一同見證了它的力量。這次公司範圍內的推廣，充滿了創新性的嘗試、不斷的探索，以及對於AI技術在組織內部角色的深入思考。作為我們自己的「零號客戶」，我們有很多要學習的地方：人們將如何快速掌握新技能和AI使用習慣？AI技術又將如何徹底改變我們的日常工作、各個職能部門，甚至是整個團隊的運作方式？我們又該如何將這些經驗迅速推廣至整個公司？
與火箭發射類似，這次推廣也經歷了多次試驗和調整。過去的一年裏，我們不斷地嘗試、失敗、學習，從每一次的實踐中汲取經驗，然後將這些寶貴的經驗在公司內部以及客戶之間分享。如今，隨著越來越多的領導者致力於構建AI技術驅動的未來組織，我們也希望將我們的所學所感，與更多人分享。
01
瞄準大勝，珍惜小成
面對AI技術的浪潮，誰應該首先擁抱這一變革？我們優先考慮了那些能夠迅速推動投資報酬率（ROI）的職能部門。
我們是這樣做到的
「每家公司都有自己獨特的方法論。」微軟數位部門的副總裁納塔莉·德爾斯（Nathalie D’Hers）表示，她負責監督這場針對我們超過20萬名員工的內部推廣。「在我們這裏，我們首先將焦點對準了那些我們深知將會極大受益的崗位。」
讓銷售團隊成為首批體驗者 ，這無疑是明智之舉：畢竟，他們必須深入了解產品，才能將其價值準確地傳達給客戶。但除此之外，我們還發現銷售人員能夠從Copilot智慧副駕駛 ® 中獲得前所未有的助力，無論是在快速處理電子信件以優先跟進潛在客戶，還是在客戶會議前迅速收集相關資料方面。初步成果顯示，我們的銷售人員每周節省了90分鐘時間，他們中的83%感受到了工作效率顯著提升，67%的受訪者表示他們得以將節省下的時間，更多地用於與客戶溝通。
接下來是客戶服務和支持部門 。九個月前，我們一次性將Copilot智慧副駕駛 ® 引入了他們的所有支持專業人員中，以確保整個團隊能夠快速熟悉並套用這項技術，並為此設定了四大目標：縮短客服人員獲取專業知識的時間、最佳化知識獲取途徑、減少重復的行政工作從而使他們能夠更專註於客戶支持這一核心任務，以及降低每天湧入的咨詢請求量。
「
過去的一年我們透過不斷學習，已經開始發現Copilot智慧副駕駛 ® 能夠為員工和公司帶來怎樣的可能性。我們時常感受到自己仿佛置身於一艘飛速前進的火箭之上，更確切地說，我們仿佛正在親手建造並駕馭著這艘火箭。
賈瑞德·斯帕塔羅, 微軟AI at Work副總裁
這筆投入已初見成效。據去年我們首席經濟學家辦公室對近萬名微軟支持人員的深入研究顯示， 多個團隊在平均案件處理時間縮短了12%，並在案件解決率上提升了10%。
當HR部門也加入Copilot的行列後，公司全新打造了一個名為「Ask HR」的AI技術驅動的人力資源平台。該平台極大提升了針對復雜問題的響應速度，如員工福利、薪資等主題。借助Copilot智慧副駕駛 ® 的幫助，HR服務顧問能夠更迅速、更準確地為員工解答問題，而以往這些問題可能需要數天時間才能整理出回應。
微軟執行副總裁兼首席人事官凱瑟琳·霍根（Kathleen Hogan）評價道： 「我們的HR服務專家們現在能夠更高效地響應員工的咨詢，到目前為止，Copilot已助力我們將初次響應時間縮短了26%。」
接下來，我們將基於這些早期采納者的成功經驗，繼續推動Copilot智慧副駕駛 ® 在公司其他部門的廣泛部署。
你也可以這樣做
◉ 精準部署Copilot智慧副駕駛 ® ，發揮其最大效用。
不論你想要在哪個部門或職能中推廣Copilot智慧副駕駛 ® ，明確設定目標至關重要。這不僅有助於領導者和員工從一開始就準確判斷哪些策略奏效，哪些需要調整。同時，這也有助於為成功設定適當的基準，無論是縮短響應時間、提升會議效率，還是其他關鍵指標。為了獲得更多指導，請查閱我們的Copilot智慧副駕駛 ® 場景庫，其中包含了建議的用例和關鍵績效指標。
◉ 同時，追求那些易於實作的初步成果 。
在追求功能層面的轉型時，不妨先利用AI技術改進一些簡單的日常任務，例如讓Copilot智慧副駕駛 ® 協助回顧會議內容。這這能幫助員工逐漸獲得信心和技能，在面對挑戰時保持積極的成長心態。
◉ 把Copilot智慧副駕駛 ® 交給整個團隊。
將Copilot智慧副駕駛 ® 一次性推廣給整個團隊，即使是小團隊對於促進團隊內部的互相學習和知識分享也至關重要。這不僅能鼓勵團隊成員之間的共享和學習，還能成倍放大Copilot智慧副駕駛 ® 帶來的積極影響。
◉ 持續跟蹤和評估Copilot智慧副駕駛 ® 的影響。
為了深入了解AI技術如何改變辦公行為，你需要建立一個系統來持續跟蹤和評估Copilot智慧副駕駛 ® 的使用情況。Copilot Dashboard這樣的平台可以輕松規劃並衡量Copilot智慧副駕駛 ® 對團隊和組織的實際影響。
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Copilot for Microsoft 365 活動
02
發掘潛力，培育領袖
那些對Copilot智慧副駕駛 ® 充滿熱情、樂於分享AI技能的內部引領者，將成為驅動整個組織積極采納與使用的關鍵力量。
我們是這樣做到的
在我們推廣Copilot智慧副駕駛 ® 的過程中，許多員工最初都是抱著好奇和嘗試的心態去接觸這項技術的。正是在這個過程中，那些內部引領者嶄露頭角。市場部門的Copilot智慧副駕駛 ® 引領者凱莉·奧古斯特（Callie August）分享道： 「他們不一定需要是AI技術領域的專家，但必須是敢於嘗試、勇於學習，並且能夠坦然面對挑戰和錯誤的人。」
透過管理層和推廣團隊的細致觀察與評估，我們精準地辨識出了那些對Copilot智慧副駕駛 ® 技術充滿熱情，並熱衷於與同事分享學習成果的員工。我們授權和鼓勵他們制作生動有趣的演示視訊，向其他同事分享技能。這種由下而上的推廣方式，不僅讓更多人看到了Copilot智慧副駕駛 ® 的潛在價值，更激發了他們主動探索和套用這項技術的積極性。
你也可以這樣做
◉ 跨層級培育支持者。
無論是剛剛步入職場的新人，還是已經帶領團隊多年的資深管理者，他們使用Copilot智慧副駕駛 ® 的方式必然各具特色。有了各級別的支持者，從一線員工到高層管理，每個人都能在日常工作中找到與AI技術相關的套用場景。
◉ 發掘能成為溝通橋梁的人才。
技術專長固然重要，但尋找那些能夠成為溝通橋梁的人才更為關鍵。他們不僅具備出色的領導力，還能夠將復雜的AI技術資訊轉化為易於理解的表述。畢竟，內部支持者的主要職責是教授和指導他人，而不是單純的技術編程。
◉ 構建正式的AI委員會。
一旦確定了這些支持者，接下來就需要構建一個正式的AI委員會來推動AI技術的深入套用。這個委員會的成員構成應根據公司需求而定，但通常包括IT支持團隊、倡導變革的管理團隊、執行發起人以及風險管理部門的代表。委員會應定期召開會議，分享組織內部關於AI技術的最新見解和成果。
◉ 表彰與激勵。
微軟首席法務官海珊·諾巴爾（Hossein Nowbar）強調：「我們必須表彰那些積極采納AI技術的人，並展示他們的努力。我們邀請早期采納AI技術的員工在部門峰會上與我同台，分享他們是如何利用AI技術以及他們獲得的效率提升。」這不僅是對他們努力的認可，也激發了更多人對AI技術的興趣和熱情。
03
加倍培訓，技能蛻變
我們始終將員工培訓置於核心地位。隨著培訓師和學習者對Copilot智慧副駕駛 ® 的熟悉程度加深，我們的培訓內容和方式也在不斷最佳化。
我們是這樣做到的
我們策劃了形式多樣的現場一對一和小組培訓活動，讓員工有機會在不同工作情境中即時提出疑問並練習提示詞。此外，我們的內部支持者還建立了釋出在SharePoint網站的自助學習課程，並為員工提供了Viva Engage的指導。
為了滿足不同員工的工作時間和學習偏好，我們提供了靈活多樣的培訓選擇。對於時間緊湊的員工，我們準備了視訊教程和快照演示。而對於喜歡互動交流的員工，我們則組織了大型互動會議，讓他們能夠與專家即時互動，解決疑問。此外，為了激勵員工積極參與培訓，我們還設立了多種獎勵機制，如數位徽章，表彰那些表現出色的「Copilot智慧副駕駛 ® 冠軍」。
隨著我們對Copilot智慧副駕駛 ® 的理解日益加深，我們的培訓體系也在不斷前進演化。奧古斯特分享道：「一開始，我通常進行30分鐘的專題培訓，專註於一個套用的某個功能。而現在，我們的培訓更加全面，旨在展示每個套用的一個部份。」她最終公開了她的培訓課程，透過一系列短視訊詳細講解了如何運用Copilot智慧副駕駛 ® 解決寫作難題、應對會議遲到等日常工作中常見的挑戰。她表示：「我始終關註員工的痛點問題，思考如何透過Copilot智慧副駕駛 ® 的提示功能，幫助他們更高效地完成工作。」
你也可以這樣做
◉ 無需另起爐竈，我們已有積累。
由於我們為內部員工建立了多樣化的培訓材料，現在打算采用Copilot智慧副駕駛 ® 的組織可以直接利用這些資源。請深入探索我們的采納手冊和詳細指南，確保技術準備充分，也讓你的團隊更好地迎接Copilot智慧副駕駛 ® 的到來。
◉ 同時，請靈活選擇最適合你的方法。
組織可以根據具體工作內容，客製互動式的提示庫，並附上套用推薦的清單，這樣組織內不同團隊之間就能輕松分享高效的工作技巧。
◉ 別忘了，管理者的角色至關重要。
微軟工程與數據部副總裁珊迪普·巴諾特（Sandeep Bhanot）領導著支持商業銷售組織的團隊，他強調：「我們早期的一個教訓是，必須確保員工與直接領導進行互動。作為員工的管理者，他們的態度和行動對成功至關重要。我們意識到，除非管理者完全認同並看到Copilot智慧副駕駛 ® 的價值，否則他們很難成為團隊中的Copilot智慧副駕駛 ® 支持者。因此，對管理者進行專門的培訓同樣至關重要，讓他們參與進來，掌握相關技能，並真正認同Copilot智慧副駕駛 ® 的價值，以便他們能夠以身作則，引領團隊向前。」
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04
持續實踐，養成習慣
在AI技術的普及與套用中，有些人懷揣著對新技術的熱忱，而有些人則稍顯保守。但無論態度如何，我們都需要倡導一種成長型思維，鼓勵大家勇於嘗試並持續使用AI技術。
我們是這樣做到的
在推廣AI技術的整個過程中，我們的領導層始終強調，團隊成員在執行任務之前，要深入思考AI技術如何能為他們的工作提供助力，無論這些任務是大是小。正如德爾斯所說：「當我們開始使用Copilot智慧副駕駛 ® 時，我們問自己兩個問題。第一，這個AI工具如何幫助我們更高效地完成這項任務？第二，就這件事而言，AI技術能否幫助我們做得更好？」
隨著時間的推移，組織內的使用者逐漸形成了基於Copilot智慧副駕駛 ® 的新工作習慣。他們透過早期的成功經驗和節省時間的小技巧，不斷最佳化工作流程。每次會議結束後，他們可能會詢問Copilot智慧副駕駛 ® 接下來需要關註的事項；或者在尋找資料時，他們會借助Copilot迅速定位到可能存在於信件、聊天記錄或演示文稿中的關鍵資訊。
然後，人們就領悟了。微軟人力資源服務和數位化員工體驗部門副總裁凱瑞斯·費爾南德斯（Chris Fernandez）認為：「當大家看到AI技術並非剝奪我們的工作，而是提升我們的工作效率時，那種領悟的火花便會在心中點燃。」
培養使用Copilot智慧副駕駛 ® 的習慣，如同培養任何新習慣一樣，需要時間和耐心。但我們的 內部研究顯示，僅僅每天節省11分鐘的時間，就足以讓使用者感受到Copilot智慧副駕駛 ® 的價值。而對於大多數使用Copilot智慧副駕駛 ® 的人來說，大約一個季度(11周)後，他們在生產力、工作滿意度、工作與生活平衡以及會議參與度等方面，都能看到顯著的改進。
你也可以這樣做
◉ 牢記這不僅是一個IT挑戰，更是一項組織變革。
Copilot總經理科萊特·斯特爾鮑默（Colette Stallbaumer）強調：「在與客戶交流中，我發現一個決定性的成功因素在於，組織是否能夠在從高層管理到職能部門領導，再到基層員工的各個層級，都積極參與並擁抱AI。」這種方法意味著公司將其視為一種新的工作方式，而不僅僅是一項新技術。
◉ 以小步快跑的方式開啟變革。
為了逐步培養員工使用AI技術的習慣，我們建議你的團隊從日常工作中容易實作的小目標開始。例如，與其耗費時間在資料夾中翻找某個檔，不如指導員工利用Copilot迅速定位到所需檔。同時，高層管理人員也可以利用Copilot快速總結冗長的文件或信件，從而釋放出更多時間專註於戰略層面的思考。
◉ 擁抱變革，理解AI技術的潛力。
與其他新技術不同，AI技術的引入往往伴隨著一定的情感挑戰和不確定性。因此，我們需要幫助員工理解AI技術如何為他們的工作帶來實質性的價值，比如節省時間、提高工作品質和效率。以Microsoft Teams中的筆記功能為例，Microsoft Digital的首席產品經理Claire Sisson分享道：「當員工表達‘但我通常會在會議中做筆記’的擔憂時，我們告訴他們：‘現在，你可以利用AI套用來記錄筆記，從而更全面地參與會議討論，將註意力集中在提供有價值的見解和深度思考上。’」
回首過去一年，我們最為深刻的教訓是什麽？那就是，我們所有人都需要深思熟慮，持續叠代，並勇於適應變化。雖然這樣一個錯綜復雜的計畫可能讓人望而生畏，但其所帶來的價值卻是不容忽視的，我們絕不能因畏難而將其擱置。
點選文末 「閱讀原文」， 檢視更多 Copilot for Microsoft 365 活動
