編按：
提起Word長文件排版，許多人都很恐懼。幾十甚至上百頁的文件內容，經常讓人手忙腳亂，甚至被視為Word排版的一大難關。今天給大家分享Word長文件中的一些排版技巧，希望能幫助到各位。
我有一個叫Sunny的鄰桌女同事。
她向來把機械鍵盤打得啪啪作響，動作果斷利落，工作效率也奇高。
但是，就在昨天突然安靜了一個下午，我略感不適。用余光瞄了她一下，發現她正在愁眉哭臉的編輯一份Word文件。
她說道：「好家夥！老板突然丟給我一份48頁的Word文件，讓我排個版發給他，然後轉發給客戶打印。弄了大半天，馬上都快下班了，還沒弄好」。
我咧嘴一笑說：「略表同情，祝你盡早完工。」
她狠狠瞪了我一眼，讓我硬生生地把嘴邊的「加油」二字咽了回去。
長文件排版，真的就那麽難嗎？
為什麽要排版
文字是傳遞資訊的一種重要途徑，一篇文章無論撰寫得多麽華麗精彩，如果版面缺乏條理、層次和結構等，就沒有呼吸感。
密密麻麻的文字，會讓閱讀者感到不適，又怎能指望讀者從中快速了解你要表達的思想呢？
我們交付的東西更是我們內在的外顯，別人從文件中感受到的印象比名片上的職位更直觀、更有說服力。
所以，排版是為了交付更好的自己。
排版思路
我們排版，僅僅是為了排版嗎？
當然不是！排版和校對是密不可分的好兄弟，當老板喊你排版的時候，他是不是也預設你會校對並修改內容呢？
因此，這裏要介紹的一種思路：一個人就是一支隊伍。
顧名思義，你是一個人，但你又不是一個人。你不只是排版者，還是讀者、編輯和校對者。
所以，當我們排版一篇長文件時，腦子裏要先有一個基本思路。
思考
當排版長文件的時候，我們必須面對的問題。
長文件的特點：
①它長、很長、非常長
②內容多、很多、超級多
③層級多、很多、超級多
④結構亂、很亂、超級亂
⑤煩、很煩、超級煩
與之對應，我們要解決的問題：
①如何建模
②如何快速定位
③如何快速排版
④如何檢視有無錯別字
⑤關註「word精品教程」微信公眾號，學會就不再煩啦！
一、 建模
在文件排版之前，可以先進行基礎的設定，即「設為預設值」的建模大法，可讓後續排版事半功倍。
1.「頁面設定」設為「預設」
雙擊頁面上方或左側的標尺，開啟【頁面設定】對話方塊，根據實際情況對頁邊距、紙張、頁面版式等進行設定，然後點選【設為預設值】按鈕。
2.字型、字號設為預設
按【Ctrl+D】鍵，開啟【字型】對話方塊，對字型、字號進行設定後，點選【設為預設值】按鈕。
這樣，我們每次新建的Word文件都會保持設定的參數啦！不用再逐一手動設定了！
省下來的兩分鐘，剛好夠Sunny小姐姐塗個唇釉！
二、 排版
Sunny小姐姐來回甩了幾次緊握滑鼠的右手，美甲上金色的小星星們blingbling的。
天上的星星都有天文座標系來定位，區區Word文件會沒有嗎？
來！先走一波鍵盤快速定位。
1.快捷鍵快速定位法
Home ： 光標移動到所在的行首
End ： 光標移動到所在的行尾
Ctrl+Home ： 光標移到文件的開頭
Ctrl+End ： 光標移到文件的結尾
Page up ：光標向上移動一屏
Page down ： 光標向下移動一屏
Ctrl+G
：
一秒召喚「定位」，目標隨你定
Ctrl+F
：
一秒召喚「導航」，定位想要的關鍵詞
左手鍵盤、右手滑鼠，兩手配合，一鍵直達！
2.批次設定標題樣式
選中某一個章節標題，點選【開始】-【編輯】-【選擇】-【選擇格式相似的文本】，即可將全文所有章節標題選中。
選擇【開始】-【樣式】組中的「標題1」，即為所有章節套用標題1樣式。
小tips： 文件中的二級標題、三級標題等內容可使用上述相同方法分別設定對應的樣式2、樣式3......。
3. 快速將標題分到每一頁
選中所有一級標題，點選滑鼠右鍵，選擇【段落】，在開啟的對話方塊中選擇【換行與分頁】，勾選【段前分頁】核取方塊，單擊【確定】按鈕即可快速將所有章節分頁。
4. 從第2頁開始插入頁碼
選擇【插入】-【頁碼】-【頁面底端】-【普通數位2】。
然後選中第2頁的頁碼，單擊滑鼠右鍵，選擇設定頁碼格式，在開啟的對話方塊中設定「起始頁碼」為0，此時第2頁頁碼就變為1了。
最後在【設計】欄中勾選「設定首頁不同」核取方塊，這樣首頁的頁碼就消失了。
三、 檢查
Sunny長嘆一口氣，喃喃自語：終於看見了曙光。最後再檢查一遍，完工。
點選【審閱】-【拼寫和語法】，開啟【編輯器】，在編輯器中會對有拼寫、語法錯誤、錯字和漏字等內容進行提示，以便咱們確認。
若確認無誤，點選【忽略】按鈕即可。
如果是某字、某詞組、某句內容等需要批次修改，則可以使用「尋找和替換」功能，一次性對全文進行替換修改。
小tips： 文件中如果有錯別字或是語法錯誤時，文字下方會出現波浪線進行提示。
四、 定稿
當Sunny起身時，我扭頭望了望這個因為完成工作而長舒一口氣的姑娘。
不經意間看到她微信對話方塊中發給老板的Word文件，我倒吸了一口涼氣。心裏暗暗地想，不知道客戶有無使用我們公司常用的字型。如果沒有的話，開啟文件之後，估計亂糟糟的，排版了也白排了吧！
我猶豫了幾秒，開口跟Sunny說，可以將文件中使用的字型嵌入檔中，這樣能最大限度減少因為缺失字型而產生的錯亂情況。
點選【檔】-【選項】-【保存】-【共享該文件時保留保真度】，勾選「將字型嵌入檔」核取方塊。
或者再給老板發個PDF版本，保證絕不會出錯。
點選【開始】-【匯出】-【建立PDF/XPS文件】，然後選擇保存的路徑即可。
好了，今天的分享就到這，你學會了嗎？快動手試一試吧！
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